Datenschutzerklärung

Wer Elf Mailroom betreibt

Unternehmensname

Webz Australia

Geschäftsanschrift

Level 17, 31 Queen Street, Melbourne VIC 3000, Australia

Sitzland

Australia

Kontakt für Support und Datenschutz

support@elfmailroom.com

ABN

28 921 782 435

Bitte nenne bei Anfragen gegebenenfalls deine Bestellnummer. Sende keine Kartendaten oder zusätzlichen sensiblen Angaben über ein Kind.

Angaben, die du übermittelst

Wir erhalten die E-Mail-Adresse der erwachsenen kaufenden Person, den Vornamen des Kindes, Wünsche, Erfolge und freiwillige Angaben zu Haustieren, Spielzeug oder einer Nachricht. Gespeichert werden außerdem Design, Sprache, erzeugte Briefe, Änderungswünsche, ausgeschlossene Themen, frühere Versionen, Bestätigungen und PDFs. Gib nur notwendige Informationen an, keine Adressen, Geburtsdaten, Schulnamen, Gesundheitsdaten oder sonstigen sensiblen Angaben über ein Kind.

Bestell-, Zahlungs- und technische Daten

Wir speichern Bestellnummern, Zahlungsstatus, Zahlungsreferenzen, Preis und relevante Zeitpunkte. Stripe verarbeitet die Zahlung. Unsere Anwendung speichert keine vollständigen Kartennummern oder Kartenprüfcodes. Hosting- und Sicherheitsdienste können IP-Adressen, Anfrageinformationen und Betriebsprotokolle verarbeiten. Bei Nutzung eines Kontos speichern wir die E-Mail-Adresse und einen geschützten Passwort-Hash.

Zwecke der Verarbeitung

Wir verwenden die Angaben zur Brieferstellung, Zahlungsabwicklung, privaten Bereitstellung, zum PDF-Download, für Überarbeitungen, aktivierte Zustell-E-Mails, Support, Missbrauchsprävention und gesetzliche Pflichten. Angaben aus Kinderbriefen verwenden wir nicht für Werbung.

Datenschutzanfragen und Beschwerden in Australien

Über den oben genannten Kontakt kannst du Webz Australia um Zugang zu deinen personenbezogenen Daten oder deren Berichtigung bitten und Datenschutzbeschwerden einreichen. Beschreibe dein Anliegen zur Prüfung. Soweit der australische Privacy Act gilt, kannst du eine ungelöste Beschwerde nach den geltenden Voraussetzungen an das Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) richten. Der Betreiber muss die anwendbaren Datenschutzgesetze sowie Empfängerländer und Schutzmaßnahmen in den Anbieterangaben klären.

Rechtsgrundlagen bei Anwendung der DSGVO

Notwendige Bestell- und Kontaktdaten der erwachsenen Person dienen der Vertragserfüllung, gesetzlich erforderliche Unterlagen der Erfüllung rechtlicher Pflichten und verhältnismäßige Sicherheits- und Supportverarbeitung berechtigten Interessen. Die Verarbeitung von Kinderdaten für einen von Erwachsenen bestellten Brief benötigt eine passende Rechtsgrundlage und Schutzmaßnahmen. Der Betreiber muss diese Prüfung vor dem Start durchführen und dokumentieren. Die Zustimmung zu Kaufbedingungen ist keine pauschale Einwilligung in andere Verarbeitungen.

Empfänger der Daten

OpenAI erhält die Briefangaben sowie bei Überarbeitungen den bisherigen Text und Änderungswünsche. Die Speicherung von Antworten über die API ist deaktiviert; dies bedeutet nicht, dass beim Anbieter keinerlei Sicherheits- oder sonstige Aufbewahrung stattfindet. Stripe erhält Zahlungs- und Rechnungsdaten. Bei aktiviertem E-Mail-Versand verarbeitet der E-Mail-Anbieter die Empfängeradresse, den privaten Link und die bestätigte PDF. Hosting-Anbieter und befugte Administratoren verarbeiten Daten für Betrieb und Support. Gesetzlich vorgeschriebene Offenlegungen bleiben möglich.

Browserspeicher und externe Schriftarten

Entwurf und Zugangscode werden im Sitzungsspeicher gespeichert, die Spracheinstellung im lokalen Speicher. Notwendige Gast- und Anmelde-Cookies ermöglichen den Zugang. Gast-Cookies gelten bis zu 30 Tage, Nutzersitzungen bis zu sieben Tage und Admin-Sitzungen bis zu acht Stunden. Beim Löschen können Entwurf oder nur lokal gespeicherter Zugang verloren gehen. Google Fonts lädt Schriftarten und erhält dabei technische Daten wie die IP-Adresse. Optionales Google Analytics wird nur nach deiner Einwilligung auf öffentlichen Startseiten geladen, nicht auf Briefformularen, privaten Bestellseiten oder Admin-Seiten. Google erhält Besuchs- und technische Daten wie IP-Adresse und Browserinformationen. Konfigurierte Seitenaufrufe enthalten keine URL-Parameter, Fragmente oder Referrer; Werbefunktionen sind deaktiviert. Analyse-Cookies (_ga und _ga_*) und die Auswahl im lokalen Speicher (elf-cookie-consent-v1) gelten bis zu 180 Tage. Eine Ablehnung beeinträchtigt den Kauf nicht. Über Cookie-Einstellungen auf der Startseite oder in der Brief-App kannst du die Auswahl ändern; eine Ablehnung entfernt zugängliche Analyse-Cookies und stoppt weitere Erfassung, löscht aber keine bereits erhobenen Daten. Googles Verarbeitungsorte und die eingestellte Aufbewahrung sind unten bei Anbietern und Speicherfristen zu ergänzen.

Zugriff und Löschung nach sechs Monaten

Die Angaben Ihres Kindes, Briefversionen, Änderungswünsche und PDFs sind sechs Kalendermonate nach Zahlung verfügbar. Laden Sie Ihr PDF vorher herunter und speichern Sie es. Danach funktioniert der private Link nicht mehr. Die Inhalte werden innerhalb einer Minute automatisch aus der aktiven Datenbank gelöscht, bei einem Ausfall beim nächsten Start des Dienstes. Unbezahlte Bestellungen verfallen sechs Monate nach ihrer Erstellung. Separate Kauf- und Buchhaltungsunterlagen können zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten aufbewahrt werden. Heruntergeladene oder per E-Mail erhaltene Kopien sowie nach eigenen Regeln gespeicherte Anbieterdaten werden dadurch nicht gelöscht. Fristen für Sicherungen und Protokolle werden unten gesondert beschrieben.

Deine Rechte

Je nach geltendem Recht kannst du Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Übertragung verlangen und bestimmten Verarbeitungen widersprechen. Eine Einwilligung kannst du mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nutze den oben genannten Kontakt. Wir können angemessene Angaben zur Identitätsprüfung oder Vertretungsberechtigung für ein Kind verlangen. Bei Anwendung der DSGVO kannst du dich bei einer zuständigen Datenschutzaufsicht beschweren, etwa am Wohn- oder Arbeitsort.

Änderungen

Bei Änderungen der Verarbeitung passen wir diese Erklärung an. Die Fassung steht oben. Neue Zwecke, Anbieter oder Fristen müssen berücksichtigt und gegebenenfalls vor ihrem Wirksamwerden mitgeteilt werden.

Zahlungsanalyse

Mit deiner Analyse-Einwilligung sendet unser Server Checkout-Starts, bestätigte Käufe, fehlgeschlagene Zahlungsversuche und abgelaufene Checkouts an Google Analytics. Enthalten sind pseudonyme Browser- und Sitzungskennungen, Transaktionsreferenz, Design, Betrag und Währung, niemals Namen, E-Mail-Adressen, Brieftexte oder private Links. Testkäufe verwenden ein separates Ereignis. Auf Briefformularen, privaten Kaufseiten und Adminseiten werden keine Google-Skripte geladen. Lokale Ereignisdaten bleiben bis zu 72 Stunden, Einwilligungsdaten zur Bestellung bis zu 180 Tage gespeichert. Ablehnen beendet zukünftige Erfassung für diesen Browser und entfernt ausstehende Ereignisse, sobald der Server den Widerruf erhält. Bereits gesendete Daten unterliegen der Aufbewahrung in Google Analytics.

Aufbewahrungsfristen

Child details, letter versions, rewrite instructions and PDFs are kept for six calendar months after payment, then removed automatically from the active database; private links expire at that time. Unpaid orders expire six months after creation. Downloaded and emailed copies are outside our control. Separate purchase, accounting and terms-acceptance records are retained where required for accounting, disputes or legal obligations. Support correspondence is retained while needed to resolve enquiries and related obligations. Operational logs are used for troubleshooting and security. Google Analytics data is subject to the property retention settings and Google processing policies. Automated off-server backups are not currently configured; a restricted migration copy remains on the previous server pending retirement and is not used to serve letters.

Hosting, E-Mail-Anbieter und internationale Übermittlungen

Fasthosts hosts the application and active letter database in the United Kingdom. OpenAI processes the details supplied for letter generation and rewrites. Stripe processes payment and billing data. Google hosts our support email and provides Google Analytics, which loads on public pages only after consent. Brevo is the planned transactional email provider; automated email delivery is currently disabled. These providers may process data outside Australia and the United Kingdom under their service terms and applicable data-protection arrangements. Contact support@elfmailroom.com for provider and privacy questions.