Polityka prywatności

Kto prowadzi Elf Mailroom

Nazwa firmy

Webz Australia

Adres firmy

Level 17, 31 Queen Street, Melbourne VIC 3000, Australia

Kraj siedziby

Australia

Kontakt w sprawie obsługi i prywatności

support@elfmailroom.com

ABN

28 921 782 435

W razie potrzeby podaj numer zamówienia. Nie przesyłaj danych karty ani dodatkowych wrażliwych informacji o dziecku.

Dane, które podajesz

Otrzymujemy e-mail dorosłego kupującego, imię dziecka, jego życzenia, osiągnięcia oraz opcjonalne szczegóły o zwierzaku, zabawce lub treści wiadomości. Zapisujemy również wzór i język, wygenerowane listy, wskazówki i wykluczenia do zmian, historię wersji, zaakceptowaną wersję i pliki PDF. Podawaj wyłącznie dane potrzebne do listu. Nie przesyłaj adresów, dat urodzenia, nazw szkół, informacji o zdrowiu ani innych wrażliwych danych dziecka.

Zamówienia, płatności i dane techniczne

Zapisujemy numery zamówień, status płatności, identyfikatory płatności, cenę i odpowiednie daty. Płatność obsługuje Stripe; aplikacja nie przechowuje pełnych numerów kart ani kodów zabezpieczających. Infrastruktura hostingowa i zabezpieczenia mogą przetwarzać adresy IP, dane żądań i dzienniki działania. W przypadku konta zapisujemy e-mail i zabezpieczony skrót hasła.

Cele przetwarzania

Dane służą do stworzenia listu, przyjęcia płatności, zapewnienia prywatnego dostępu i pobierania PDF, wprowadzania zmian, wysyłki e-maili, jeśli jest włączona, obsługi zgłoszeń, zapobiegania nadużyciom i realizacji obowiązków prawnych. Nie wykorzystujemy szczegółów listu dziecka do reklam.

Wnioski i skargi dotyczące prywatności w Australii

Możesz zwrócić się do Webz Australia o dostęp do danych, ich poprawienie lub rozpatrzenie skargi, korzystając z kontaktu powyżej. Opisz problem, abyśmy mogli go zbadać i odpowiedzieć. Jeśli ma zastosowanie australijska Privacy Act, nierozwiązaną skargę można skierować do Office of the Australian Information Commissioner (OAIC), zgodnie z jego wymaganiami. Operator musi ustalić zakres obowiązywania przepisów i wskazać kraje odbiorców danych oraz zabezpieczenia w informacjach o dostawcach poniżej.

Podstawy prawne, gdy ma zastosowanie RODO

Niezbędne dane zamówienia i kontaktowe dorosłego kupującego przetwarzamy w celu wykonania umowy, wymagane prawem dokumenty — w celu realizacji obowiązków prawnych, a proporcjonalne działania związane z bezpieczeństwem i obsługą — na podstawie uzasadnionych interesów. Przetwarzanie danych dziecka w celu przygotowania listu zamówionego przez dorosłego wymaga odpowiedniej podstawy i zabezpieczeń. Przed uruchomieniem sprzedaży operator musi przeprowadzić i udokumentować tę ocenę. Akceptacja regulaminu nie jest ogólną zgodą na niezwiązane z zakupem przetwarzanie.

Odbiorcy danych

OpenAI otrzymuje szczegóły listu, a przy zmianach także poprzednią treść i wskazówki redakcyjne. Żądania API wyłączają przechowywanie odpowiedzi, ale nie oznacza to braku przechowywania danych przez dostawcę dla bezpieczeństwa lub innych celów. Stripe otrzymuje dane płatnicze i rozliczeniowe. Przy włączonej wysyłce dostawca poczty przetwarza adres odbiorcy, prywatny link i zaakceptowany PDF. Hosting i upoważnieni administratorzy mogą przetwarzać dane potrzebne do działania i obsługi usługi. Dane mogą być ujawnione, jeśli wymaga tego prawo.

Pamięć przeglądarki, pliki cookie i czcionki

Szkic i token dostępu są przechowywane w pamięci sesji, a język w pamięci lokalnej. Niezbędne pliki cookie zapewniają dostęp: dla gości do 30 dni, sesji użytkowników do siedmiu dni, a administratorów do ośmiu godzin. Wyczyszczenie pamięci może usunąć szkic lub dostęp zapisany tylko w tej przeglądarce. Google Fonts otrzymuje żądania i dane techniczne, takie jak IP, podczas ładowania czcionek. Opcjonalne Google Analytics ładuje się wyłącznie po zgodzie na publicznych stronach głównych, nigdy w formularzu listu, prywatnym zamówieniu ani panelu administratora. Otrzymuje dane o wizytach, IP i przeglądarce. Skonfigurowane odsłony pomijają parametry, fragmenty adresów i adres strony odsyłającej. Funkcje reklamowe są wyłączone. Pliki _ga i _ga_* oraz wybór zgody elf-cookie-consent-v1 w pamięci lokalnej są przechowywane do 180 dni. Odrzucenie nie wpływa na zakupy. Wybór zmienisz przez Ustawienia plików cookie na stronie głównej lub w aplikacji; odrzucenie usuwa dostępne analityczne pliki cookie i zatrzymuje przyszłe zbieranie danych, ale nie usuwa danych już zebranych. Miejsca przetwarzania przez Google i ustawienia retencji należy wskazać poniżej.

Dostęp przez sześć miesięcy i usuwanie danych

Dane dziecka, wersje listu, wskazówki do poprawek i pliki PDF są dostępne przez sześć miesięcy kalendarzowych od płatności. Pobierz i zachowaj PDF przed upływem tego terminu. Potem prywatny link przestaje działać, a treści są automatycznie usuwane z aktywnej bazy danych w ciągu minuty lub przy ponownym uruchomieniu usługi po przerwie. Nieopłacone zamówienia wygasają sześć miesięcy od utworzenia. Oddzielne dane zakupu i dokumenty księgowe mogą być przechowywane w celu wykonania obowiązków prawnych. Nie usuwa to kopii pobranych, otrzymanych e-mailem ani danych przechowywanych przez dostawców zgodnie z ich zasadami. Okresy przechowywania kopii zapasowych i logów opisano osobno poniżej.

Twoje prawa i wnioski

Zależnie od obowiązującego prawa możesz żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych lub wnieść sprzeciw. Zgodę można wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem. Skontaktuj się z nami; możemy poprosić o proporcjonalne informacje potwierdzające tożsamość lub uprawnienie do działania za dziecko. Gdy obowiązuje RODO, możesz złożyć skargę do właściwego organu ochrony danych, w tym w miejscu zamieszkania lub pracy.

Zmiany dokumentu

Aktualizujemy dokument, gdy zmienia się przetwarzanie. Wersja widnieje powyżej. Nowe cele, dostawcy lub okresy przechowywania muszą znaleźć odzwierciedlenie w polityce, a tam, gdzie wymagają tego przepisy, zostać zakomunikowane przed wejściem w życie.

Analityka płatności

Za zgodą na analitykę serwer wysyła do Google Analytics rozpoczęcia płatności, potwierdzone zakupy, nieudane próby i wygasłe płatności. Dane obejmują pseudonimowe identyfikatory przeglądarki i sesji, identyfikator transakcji, wzór produktu, kwotę i walutę. Nie wysyłamy imion, adresów e-mail, treści listów ani prywatnych linków. Zakupy testowe mają osobne zdarzenie. Skrypty Google nie działają w formularzach listów, prywatnych zakupach ani panelu administratora. Lokalne dane wysyłki zdarzeń przechowujemy do 72 godzin, a zapis zgody dla zamówienia do 180 dni. Odrzucenie analityki zatrzymuje śledzenie tej przeglądarki i usuwa oczekujące zdarzenia po otrzymaniu żądania przez serwer. Wysłane dane podlegają retencji Google Analytics.

Okresy przechowywania

Child details, letter versions, rewrite instructions and PDFs are kept for six calendar months after payment, then removed automatically from the active database; private links expire at that time. Unpaid orders expire six months after creation. Downloaded and emailed copies are outside our control. Separate purchase, accounting and terms-acceptance records are retained where required for accounting, disputes or legal obligations. Support correspondence is retained while needed to resolve enquiries and related obligations. Operational logs are used for troubleshooting and security. Google Analytics data is subject to the property retention settings and Google processing policies. Automated off-server backups are not currently configured; a restricted migration copy remains on the previous server pending retirement and is not used to serve letters.

Hosting, dostawcy poczty i przekazywanie danych za granicę

Fasthosts hosts the application and active letter database in the United Kingdom. OpenAI processes the details supplied for letter generation and rewrites. Stripe processes payment and billing data. Google hosts our support email and provides Google Analytics, which loads on public pages only after consent. Brevo is the planned transactional email provider; automated email delivery is currently disabled. These providers may process data outside Australia and the United Kingdom under their service terms and applicable data-protection arrangements. Contact support@elfmailroom.com for provider and privacy questions.