Politique de confidentialité

Qui exploite Elf Mailroom

Raison sociale

Webz Australia

Adresse professionnelle

Level 17, 31 Queen Street, Melbourne VIC 3000, Australia

Pays d’établissement

Australia

Contact assistance et confidentialité

support@elfmailroom.com

ABN

28 921 782 435

Indiquez votre référence de commande si nécessaire. Ne transmettez pas de données de carte bancaire ni d’informations sensibles supplémentaires sur un enfant.

Informations fournies

Nous recevons l’e-mail de l’acheteur adulte, le prénom de l’enfant, ses souhaits, réussites et les détails facultatifs sur un animal, jouet ou message. Nous conservons aussi le modèle, la langue, les lettres, consignes et exclusions de réécriture, versions, validation et PDF. Ne fournissez que les détails nécessaires, sans adresse, date de naissance, nom d’école, donnée de santé ou autre information sensible sur un enfant.

Commandes, paiements et données techniques

Nous enregistrons les références de commande et de paiement, le statut, le prix et les dates utiles. Stripe traite le paiement ; notre application ne conserve pas les numéros complets de carte ni les cryptogrammes. L’hébergement et la sécurité peuvent traiter des adresses IP, informations de requête et journaux techniques. Si vous utilisez un compte, nous conservons l’e-mail et une empreinte protégée du mot de passe.

Pourquoi nous utilisons ces données

Elles servent à créer la lettre, encaisser le paiement, fournir l’accès privé et les téléchargements, traiter les réécritures, envoyer les e-mails activés, répondre aux demandes, prévenir les abus et respecter la loi. Les détails de la lettre de l’enfant ne servent pas à la publicité.

Demandes et réclamations de confidentialité en Australie

Vous pouvez demander à Webz Australia l’accès ou la correction de vos données, ou déposer une réclamation, via le contact ci-dessus. Décrivez le problème pour permettre une enquête et une réponse. Lorsque la Privacy Act australienne s’applique, une réclamation non résolue peut être transmise à l’Office of the Australian Information Commissioner (OAIC), selon ses conditions. L’exploitant doit confirmer les lois applicables ainsi que les pays destinataires et garanties dans les informations sur les prestataires.

Bases juridiques lorsque le RGPD s’applique

Les données nécessaires de l’acheteur adulte servent à exécuter le contrat, les documents imposés par la loi à respecter les obligations légales, et les traitements proportionnés de sécurité et d’assistance aux intérêts légitimes. Les données d’un enfant pour une lettre commandée par un adulte nécessitent une base adaptée et des garanties pour l’enfant. L’exploitant doit effectuer et documenter cette analyse avant le lancement. Accepter des conditions d’achat ne vaut pas consentement général à d’autres traitements.

Destinataires

OpenAI reçoit les détails de la lettre et, pour les réécritures, le texte précédent et les préférences. Nous utilisons l’API sans stockage des réponses ; cela ne signifie pas que le prestataire ne conserve aucune donnée à des fins de sécurité ou autres. Stripe reçoit les données de paiement et facturation. Lorsque l’e-mail est activé, son prestataire traite l’adresse, le lien privé et le PDF validé. L’hébergeur et les administrateurs autorisés traitent les données nécessaires au service. Des divulgations peuvent être exigées par la loi.

Stockage du navigateur et polices externes

Le brouillon et le code d’accès utilisent le stockage de session ; la langue utilise le stockage local. Des cookies essentiels permettent l’accès : jusqu’à 30 jours pour les visiteurs, sept jours pour les utilisateurs et huit heures pour les administrateurs. Effacer ces données peut supprimer un brouillon ou un accès conservé uniquement dans ce navigateur. Google Fonts reçoit des requêtes et données techniques, telles que l’adresse IP, lors du chargement des polices. Google Analytics facultatif se charge uniquement après votre accord sur les pages publiques d’accueil, jamais dans les formulaires de lettres, achats privés ou pages d’administration. Google reçoit des données de visite et techniques, comme l’adresse IP et le navigateur. Les pages vues configurées excluent paramètres, fragments et référents des URL ; les fonctions publicitaires sont désactivées. Les cookies statistiques (_ga et _ga_*) et votre choix en stockage local (elf-cookie-consent-v1) durent jusqu’à 180 jours. Refuser ne gêne pas les achats. Modifiez votre choix via Paramètres des cookies sur l’accueil ou dans l’application ; refuser supprime les cookies statistiques accessibles et arrête la collecte future, sans effacer les données déjà collectées. Les lieux de traitement de Google et la conservation configurée doivent être précisés ci-dessous.

Accès et suppression après six mois

Les informations de votre enfant, les versions de la lettre, les consignes de révision et les PDF restent disponibles pendant six mois calendaires après le paiement. Téléchargez et conservez votre PDF avant cette échéance. Ensuite, le lien privé cesse de fonctionner et le contenu est automatiquement supprimé de notre base active sous une minute, ou au redémarrage du service après une interruption. Les commandes impayées expirent six mois après leur création. Les justificatifs d’achat et documents comptables peuvent être conservés séparément pour respecter les obligations légales. Cela ne supprime pas les copies téléchargées, reçues par e-mail ou conservées par les prestataires selon leurs propres politiques. Les durées de conservation des sauvegardes et journaux sont précisées séparément ci-dessous.

Vos droits

Selon la loi applicable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou vous opposer à certains traitements. Vous pouvez retirer un consentement sans affecter les traitements antérieurs licites. Utilisez le contact ci-dessus. Nous pouvons demander des éléments proportionnés pour vérifier votre identité ou votre autorité pour un enfant. Le RGPD permet de saisir une autorité de protection des données compétente, notamment dans votre pays de résidence ou de travail.

Mises à jour

Cette politique sera adaptée si les traitements changent. Sa version figure ci-dessus. Les nouveaux objectifs, prestataires ou durées doivent y apparaître et, si nécessaire, être communiqués avant leur application.

Analyse des paiements

Avec votre consentement, le serveur transmet à Google Analytics les débuts de paiement, achats confirmés, tentatives échouées et paiements expirés. Ces données comprennent les identifiants pseudonymes du navigateur et de session, la référence de transaction, le modèle, le montant et la devise, jamais les noms, adresses e-mail, lettres ou liens privés. Les achats de test utilisent un événement distinct. Aucun script Google sur les formulaires, achats privés ou pages administrateur. Les événements locaux sont conservés jusqu’à 72 heures et le consentement de commande jusqu’à 180 jours. Refuser arrête la collecte future pour ce navigateur et supprime les événements en attente lorsque le serveur reçoit le retrait. Les données transmises suivent la rétention Google Analytics.

Durées de conservation

Child details, letter versions, rewrite instructions and PDFs are kept for six calendar months after payment, then removed automatically from the active database; private links expire at that time. Unpaid orders expire six months after creation. Downloaded and emailed copies are outside our control. Separate purchase, accounting and terms-acceptance records are retained where required for accounting, disputes or legal obligations. Support correspondence is retained while needed to resolve enquiries and related obligations. Operational logs are used for troubleshooting and security. Google Analytics data is subject to the property retention settings and Google processing policies. Automated off-server backups are not currently configured; a restricted migration copy remains on the previous server pending retirement and is not used to serve letters.

Hébergement, prestataires e-mail et transferts internationaux

Fasthosts hosts the application and active letter database in the United Kingdom. OpenAI processes the details supplied for letter generation and rewrites. Stripe processes payment and billing data. Google hosts our support email and provides Google Analytics, which loads on public pages only after consent. Brevo is the planned transactional email provider; automated email delivery is currently disabled. These providers may process data outside Australia and the United Kingdom under their service terms and applicable data-protection arrangements. Contact support@elfmailroom.com for provider and privacy questions.